Pembukaan pelatihan Paperless di Ruang Amarta

Pemkot Sosialisasikan Paperless Office 

PEMKOT Pekalongan pada tahun 2013 ini, berencana untuk menggantikan kegiatan surat-menyurat dan kearsipan konvensional dengan mengimplementasikan penggunaan SIM atau aplikasi surat online (Paperless Office). Untuk itu, Pemkot melalui Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) mengundang seluruh stake holder terkait, mulai dari perwakilan SKPD, Kecamatan, Kelurahan hingga sekolah-sekolah untuk mengikuti kegiatan sosialisasi dan pembukaan pelatihan Paperless di Ruang Amarta, Selasa (27/8). 

Pada kesempatan tersebut, Kepala Diskominfo, Drs Sri Budi Santoso MSi menjelaskan, bahwa tahapan pengimplementasian melalui pelatihan akan dilakukan ke dalam beberapa tahapan mulai dari para SKPD, Kelurahan, SMP/SMA/SMK dan Puskesmas.

Untuk pelatihan akan dilakukan selama dua hari yang dilaksanakan di ruang BLC pada Kantor Diskominfo Kota Pekalongan, dan ruang Sunan Kalijaga Kompleks Gedung Setda. Sri Budi Santoso menjelaskan, Paperless Office merupakan aplikasi untuk melakukan transformasi atau modernisasi proses administrasi kantor secara digital.

 "Aktivitas didalam Paperless Office termasuk kegiatan pencatatan atau agenda surat masuk, pengiriman surat, digitalisasi disposisi secara berjenjang, manajemen penyimpanan naskah dinas dan lain-lain," bebernya. Dalam Paperless Office, sambungnya, surat tetap dibuat seperti biasa, setelah ditandatangani, dinomori dan distampel, baru kemudian discan (bisa pakai mesin ataupun aplikasi), prinsip surat yang dikirim online harus tetap ada surat aslinya di SKPD pengirim (diarsip manual). 

Selanjutnya, surat yang discanlah yang kemudian dikirim secara online melalui SIM/Aplikasi. Di SKPD penerima, surat sudah otomatis tercatat identitasnya meliputi nomor surat, perihal, tanggal, dan lain-lain. Sehingga tidak perlu diagenda lagi. "DiSKPD penerima, surat dapat dicetak untuk diproses secara manual," jelasnya.

Sementara itu, Walikota Pekalongan, dr HM Basyir Ahmad menjelaskan rencana penerapan Paperless Office ini untuk membuat pelayanan Pemkot Pekalongan berlangsung dengan cepat. Karena surat yang dibuat bisa langsung segera didisposisikan ke SKPD terkait, dan tidak perlu menunggu waktu lama. Biasanya, kata Walikota, pembuatan hingga pengiriman surat bisa memakan waktu hingga satu minggu sebelum acara dimulai, "Keuntungan lain dari adanya Paperless Office ini, nantinya, dan tidak harus berada di kantor. Dengan adanya kecanggihan teknologi yang terdapat pada alat komunikasi saat ini, diharapkan bisa mensupportnya," ujarnya (yog)

(SUMBER : RADAR PEKALONGAN 28-08-2013)